Condiții generale comerciale REPIVO pentru săli

Art. 1. Părțile și definițiile

1.1. Operatorul („REPIVO”, „noi”) este NOVOGROUP SYSTEMS S.R.L., cu sediul în Zalău, Str. Gheorghe Șincai nr. 38A, jud. Sălaj, cod poștal 450077, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J31/66/2023, CUI RO39736070, email hello@repivo.fit.

1.2. Clientul („sala”) este persoana juridică sau profesionistul care acceptă o ofertă REPIVO pentru una sau mai multe săli de fitness.

1.3. În aceste condiții:

• Portalul este aplicația web REPIVO pentru săli, unde sala își administrează echipa, aparatele, anunțurile, statisticile și plățile.
• Aplicația este aplicația REPIVO pentru membri, pentru Android și iPhone, împreună cu paginile care se deschid la scanare.
• Oferta este formularul de comandă generat în portal pentru sală: prețul, pachetul inițial (kitul și primele 3 luni), abonamentul lunar, materialele și condițiile particulare.
• REPIVO Tag este eticheta fizică, cu cod QR și NFC, montată pe un aparat, care deschide în aplicație pagina acelui aparat.
• Membrul este persoana care folosește aplicația într-o sală.
• Datele operaționale sunt datele despre sală și aparatele ei, definite în art. 2 și 3 din Anexa „Date”.
• Statisticile anonime sunt definite în art. 7 din Anexa „Date”.
• Perioada plătită este perioada pentru care abonamentul a fost achitat.

Art. 2. Cum se încheie contractul

2.1. Contractul se încheie la distanță, prin mijloace electronice, în momentul în care o persoană cu drept de reprezentare a sălii bifează în portal căsuța de acceptare și confirmă oferta. Căsuța nu este bifată dinainte.

2.2. Prin bifare, persoana declară că a citit aceste condiții, Anexa „Date” și oferta, în versiunile afișate, și că are dreptul să angajeze sala.

2.3. REPIVO păstrează un jurnal al acceptării, care cuprinde: contul și rolul persoanei, sala, versiunea și amprenta digitală (hash SHA-256) a fiecărui document, textul exact al căsuței bifate, data și ora, adresa IP și browserul. Părțile recunosc acest jurnal ca mijloc de probă a acceptării.

2.4. Imediat după acceptare, REPIVO trimite pe emailul persoanei care a acceptat un document PDF cu oferta, textul integral al documentelor acceptate și datele din jurnal.

2.5. Plata, integrală sau parțială, a oricărei facturi emise în baza ofertei valorează recunoașterea contractului și a acceptării electronice, în sensul art. 4 alin. (9) lit. b) din Legea nr. 214/2024.

Art. 3. Documentele contractului și ordinea de prioritate

3.1. Contractul este format din: (a) oferta acceptată; (b) Anexa „Date”; (c) aceste condiții generale.

3.2. Dacă documentele spun lucruri diferite, prevalează, în ordine: oferta, apoi Anexa „Date”, apoi aceste condiții.

3.3. Termenii de utilizare REPIVO se aplică folosirii serviciului de către echipa sălii, în măsura în care nu contrazic contractul.

Art. 4. Obiectul contractului

4.1. REPIVO acordă sălii, pe durata contractului, un drept neexclusiv și netransferabil de a folosi portalul și de a pune aplicația la dispoziția membrilor ei, în limitele ofertei.

4.2. REPIVO livrează tagurile și celelalte materiale din ofertă.

4.3. Software-ul nu se vinde. Sala primește numai dreptul de folosire descris la art. 4.1.

Art. 5. Livrarea, instalarea și serviciile opționale

5.1. Tagurile și materialele se livrează la adresa de livrare indicată de sală, în termenul din ofertă. Transportul este inclus în pachetul inițial.

5.2. Instalarea se face așa cum prevede oferta: de sală, după instrucțiunile din portal, sau cu sprijinul REPIVO.

5.3. Regimul proprietății asupra tagurilor și materialelor este cel din ofertă. Dacă oferta nu spune altfel, ele devin proprietatea sălii la plata pachetului inițial.

5.4. Dacă kitul nu ajunge sau ajunge deteriorat, sala anunță REPIVO în cel mult 5 zile lucrătoare de la data livrării, iar REPIVO îl trimite din nou, pe costul său.

5.5. REPIVO înlocuiește gratuit tagurile cu defect de fabricație. Cele pierdute sau deteriorate se înlocuiesc la cererea sălii, la prețul comunicat de REPIVO la comandă.

5.6. Sala poate comanda, odată cu pachetul sau ulterior, servicii opționale. Prețul lor este cel afișat în portal la comandă. Un serviciu comandat odată cu pachetul intră pe factura pachetului; unul comandat ulterior se facturează separat.

5.7. „Sala ta în 3D”. Sala trimite materialele cerute în portal: câte o fotografie pentru fiecare aparat, fotografii de ansamblu și filme prin sală, dimensiunile sălii, logo-ul și culorile. REPIVO construiește în 3D toată sala, cu toate zonele ei (de exemplu vestiare, recepție, studiouri, piscină, spa sau saună), cu aparatele așezate ca în realitate, înregistrează aparatele și alocă tagurile. Prețul se calculează la comandă după numărul de aparate, numărul de niveluri și zonele declarate de sală. Dacă materialele arată mai multe aparate, niveluri sau zone decât cele declarate, REPIVO comunică prețul corect înainte să înceapă lucrul; sala comandă serviciul la prețul corect sau renunță la el și primește înapoi integral suma plătită. Termenul este de 2–3 zile lucrătoare de la plată și de la primirea materialelor complete.

5.8. REPIVO folosește modelele 3D din biblioteca sa, în culorile sălii. Un element care nu există în bibliotecă este modelat de REPIVO atât cât este nevoie pentru ca membrii să recunoască sala. Cererile speciale se stabilesc prin ofertă separată.

5.9. „Actualizare sală 3D”. După livrare, sala își poate modifica singură planul, gratuit, oricând. Dacă vrea ca REPIVO să facă modificarea (aparate mutate, adăugate sau scoase, zone schimbate), comandă o actualizare din portal și trimite materialele pentru ce s-a schimbat. Prețul se calculează la comandă după numărul de aparate schimbate și după nivelurile sau zonele noi. O actualizare acoperă o singură rundă de modificări.

5.10. REPIVO corectează gratuit erorile proprii față de materialele primite, dacă sala le semnalează în 30 de zile de la livrare.

5.11. Sala trimite materiale pe care are dreptul să le trimită și în care, pe cât posibil, nu apar persoane. REPIVO le folosește ca să construiască și să actualizeze planul sălii și, într-o formă care nu identifică persoane sau sala, ca să dezvolte, să antreneze și să îmbunătățească metodele REPIVO de recunoaștere, măsurare și modelare. Modelele 3D create de REPIVO rămân ale REPIVO și pot fi folosite în biblioteca sa, inclusiv pentru alte săli. Planul sălii face parte din datele operaționale ale sălii.

5.12. Instalarea la fața locului de către REPIVO se face numai pe bază de ofertă separată.

5.13. REPIVO poate vizita sala ca să verifice tagurile, materialele și felul în care merge aplicația în sală și ca să răspundă la întrebările echipei. Vizita se anunță cu cel puțin o zi înainte, are loc în programul sălii, la o oră convenită cu sala, și nu costă nimic sala. În timpul vizitei, reprezentantul REPIVO poate folosi aparatele ca un membru, respectând regulamentul sălii.

5.14. Dispozitivele REPIVO, altele decât tagurile și materialele din art. 5.3 (de exemplu senzori, taguri cu funcții suplimentare sau gateway-uri), rămân proprietatea REPIVO, dacă oferta nu spune altfel. Ele se instalează și se alimentează cum prevede oferta. Sala nu le deschide, nu le modifică, nu le mută și nu le conectează la alte sisteme fără acordul REPIVO. Software-ul și firmware-ul lor aparțin REPIVO.

Art. 6. Prețul, moneda și facturarea

6.1. Prețul este cel din ofertă, fără TVA, iar TVA-ul se adaugă potrivit legii.

6.2. Sălile din România plătesc și sunt facturate în lei. Când oferta este exprimată în euro, suma în lei se calculează la cursul de schimb comunicat de Banca Națională a României (BNR), valabil la data emiterii facturii. Suma în lei de pe factură este suma datorată, fără regularizări ulterioare de curs. Factura menționează echivalentul în euro și cursul folosit.

6.3. Sălile din afara României plătesc și sunt facturate în euro, cu regimul de TVA aplicabil. De exemplu, clienților din Uniunea Europeană cu cod de TVA valid li se aplică taxarea inversă.

6.4. Facturile se emit exclusiv de REPIVO, prin sistemul de facturare Oblio. Pentru sălile din România, facturile se transmit și în sistemul național RO e-Factura. Facturile se trimit pe emailul de facturare al sălii.

6.5. Dacă sala are mai multe aparate decât acoperă pachetul din ofertă, cere din portal mărirea pachetului. REPIVO îi trimite o ofertă pentru treapta nouă și pentru tagurile suplimentare, la prețurile în vigoare la data cererii. Noul preț lunar se aplică de la următoarea perioadă de plată.

Art. 7. Plata și întârzierea la plată

7.1. Sala plătește cu cardul, prin procesatorul de plăți Stripe, sau prin transfer bancar în contul indicat pe factură. Sala alege metoda în portal. Pentru transfer bancar, REPIVO emite imediat o factură proformă, iar factura fiscală se emite după încasarea sumei.

7.2. Pentru plata cu cardul, sala poate autoriza încasarea automată a abonamentului lunar. Autorizarea poate fi retrasă oricând din portal.

7.3. Factura se plătește în termenul scris pe ea. Dacă factura nu indică un termen, acesta este de 15 zile de la emitere.

7.4. Dacă o plată nu reușește sau nu se face la termen, REPIVO anunță sala pe email și în portal. Urmează o perioadă de grație de 7 zile. Dacă suma nu este achitată nici atunci, REPIVO poate suspenda funcțiile active ale serviciului până la plată. Suma rămâne datorată.

7.5. Pe durata suspendării, sala păstrează accesul la datele ei în portal și dreptul de export prevăzut în art. 9 din Anexa „Date”.

Art. 8. Durata, reînnoirea și anularea

8.1. După primele 3 luni, acoperite de pachetul inițial, abonamentul continuă lunar, fără perioadă minimă și fără obligație anuală, dacă oferta nu prevede altfel.

8.2. Sala poate anula abonamentul oricând, din portal, de către proprietar sau un administrator. Anularea produce efecte la sfârșitul perioadei plătite și nu dă naștere la penalități. REPIVO confirmă anularea pe email.

8.3. Sumele plătite pentru perioada în curs nu se restituie, cu excepția cazurilor prevăzute de oferta acceptată sau de lege.

Art. 9. Datele

9.1. Regimul datelor este stabilit în Anexa „Date”, care face parte din contract.

9.2. Pentru datele personale prelucrate prin aplicație (conturile și activitatea membrilor), REPIVO este operator independent, potrivit Politicii de confidențialitate. Sala nu primește datele individuale ale membrilor.

9.3. Sala nu încarcă în REPIVO date personale ale membrilor ei (de exemplu liste de abonați) decât după încheierea unui acord separat de prelucrare a datelor.

Art. 10. Obligațiile sălii

Sala:

• (a) păstrează confidențiale accesele echipei și răspunde pentru acțiunile făcute din conturile echipei ei;
• (b) răspunde pentru conținutul pe care îl publică prin REPIVO (logo, fotografii, anunțuri) și garantează că are dreptul să îl publice; fotografiile nu arată persoane care nu și-au dat acordul;
• (c) răspunde pentru starea, întreținerea și siguranța aparatelor;
• (d) nu mută tagurile pe alte aparate decât cele cărora le-au fost atribuite în portal;
• (e) afișează informarea pentru membri livrată împreună cu tagurile, dacă oferta prevede acest lucru.

Art. 11. Obligațiile REPIVO

REPIVO:

• (a) face eforturi rezonabile ca serviciul să funcționeze continuu și anunță din timp întreruperile planificate;
• (b) oferă suport prin email la hello@repivo.fit și răspunde cât mai repede posibil, de obicei în cel mult o zi lucrătoare;
• (c) aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru securitatea datelor.

Art. 12. Proprietatea intelectuală și sugestiile

12.1. Portalul, aplicația, software-ul și firmware-ul dispozitivelor REPIVO, catalogul de aparate, textele, imaginile exercițiilor, mărcile, modelele 3D create de REPIVO, tehnologiile, procedeele, metodele, algoritmii, know-how-ul și celelalte materiale REPIVO rămân ale REPIVO sau ale licențiatorilor săi. Ele pot fi protejate prin drepturi de proprietate intelectuală sau industrială, inclusiv prin brevete sau cereri de brevet.

12.2. Sala păstrează drepturile asupra logo-ului și a conținutului propriu. Pe durata contractului, sala acordă REPIVO dreptul de a afișa acest conținut acolo unde l-a publicat sala și în scopurile din art. 10 din Anexa „Date”.

12.3. REPIVO poate folosi gratuit și fără obligații sugestiile și părerile primite de la sală despre serviciu. Îmbunătățirile și invențiile care rezultă din ele aparțin REPIVO, care le poate proteja, inclusiv prin brevet, fără ca sala să aibă vreo pretenție asupra lor.

12.4. Sala nu are voie, nici direct, nici prin alte persoane:

• (a) să decompileze, să dezasambleze sau să facă inginerie inversă asupra aplicației, portalului sau software-ului dispozitivelor REPIVO;
• (b) să copieze, să cloneze sau să reprogrameze tagurile;
• (c) să analizeze tagurile, dispozitivele, aplicația sau portalul ca să le reproducă;
• (d) să folosească serviciul sau informațiile obținute din el ca să construiască sau să antreneze un produs concurent.

Rămân neatinse drepturile pe care legea le dă oricum utilizatorului, inclusiv decompilarea pentru interoperabilitate în condițiile Legii nr. 8/1996.

Art. 13. Răspunderea

13.1. Răspunderea totală a fiecărei părți pentru prejudiciile legate de contract este limitată la suma plătită de sală către REPIVO în ultimele 12 luni înainte de faptul care a cauzat prejudiciul.

13.2. Nicio parte nu răspunde pentru beneficiul nerealizat sau pentru pierderi indirecte.

13.3. Limitările de mai sus nu se aplică în caz de dol sau culpă gravă, pentru vătămarea vieții sau sănătății unei persoane și nici pentru sumele datorate conform contractului.

13.4. REPIVO nu răspunde pentru starea aparatelor sălii, pentru modul în care membrii folosesc aparatele și nici pentru sfaturile antrenorilor.

Art. 14. Forța majoră

Nicio parte nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de forța majoră, în condițiile legii. Partea afectată anunță cealaltă parte în cel mult 5 zile. Dacă forța majoră durează peste 60 de zile, oricare parte poate înceta contractul, fără despăgubiri.

Art. 15. Schimbarea condițiilor

15.1. Schimbare importantă înseamnă o schimbare a prețului, a drepturilor asupra datelor, a răspunderii, a regulilor de încetare sau a funcțiilor esențiale. O asemenea schimbare se anunță pe email și în portal cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Anunțul cuprinde textul nou și un rezumat al schimbărilor.

15.2. După anunț, la prima autentificare în portal, sălii i se cere să bifeze acceptarea noii versiuni.

15.3. Până la data intrării în vigoare, sala poate înceta contractul fără penalități, din portal sau prin email. În acest caz se aplică versiunea anterioară până la sfârșitul perioadei plătite.

15.4. Dacă sala nici nu bifează noua versiune, nici nu încetează contractul, noua versiune se aplică de la data intrării în vigoare. Plata făcută după această dată valorează acceptarea ei.

15.5. Schimbările minore (clarificări de formulare, corecturi, înlocuirea unui furnizor cu altul din aceeași categorie) se anunță pe email, fără a cere o nouă acceptare.

15.6. Oferta acceptată nu se modifică unilateral pe durata perioadei pentru care a fost plătită.

Art. 16. Încetarea contractului

16.1. Contractul încetează: (a) prin anulare, potrivit art. 8.2; (b) prin încetare, potrivit art. 14 sau 15.3; (c) prin rezilierea pentru încălcare gravă.

16.2. Dacă o parte încalcă grav contractul, cealaltă parte o notifică în scris. Dacă încălcarea nu este remediată în 15 zile de la notificare, partea notificatoare poate rezilia contractul printr-o declarație scrisă, fără intervenția instanței.

16.3. La încetare:

• (a) tagurile nu mai deschid funcții noi; paginile de aparat pot rămâne vizibile în mod informativ;
• (b) materialele fizice rămân la sală, potrivit art. 5.3;
• (c) portalul rămâne accesibil în mod istoric timp de 12 luni, cu export, potrivit art. 9 din Anexa „Date”;
• (d) istoricul fiecărui membru rămâne în contul acestuia;
• (e) sumele datorate până la încetare rămân exigibile.

Art. 17. Confidențialitatea

17.1. Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile comerciale ale celeilalte (prețuri, oferte, date operaționale neagregate) pe durata contractului și 2 ani după încetare. Nu sunt confidențiale informațiile deja publice, cele cerute de lege sau de o autoritate și statisticile anonime create potrivit Anexei „Date”.

17.2. Sala păstrează confidențiale și informațiile tehnice ale REPIVO care nu sunt publice: funcțiile aflate în test, planurile de dezvoltare, ce vede sala într-o demonstrație și documentația tehnică. Obligația durează până la 5 ani de la încetarea contractului sau până când REPIVO face publică informația, dacă aceasta se întâmplă mai devreme.

Art. 18. Comunicările

Comunicările se fac prin email, la adresele din contul sălii și la hello@repivo.fit, și prin portal. Un email se consideră primit în ziua lucrătoare următoare trimiterii.

Art. 19. Legea aplicabilă și litigiile

19.1. Contractul este guvernat de legea română.

19.2. Părțile încearcă mai întâi să rezolve orice neînțelegere pe cale amiabilă, în 30 de zile de la notificarea ei. Dacă nu reușesc, litigiul se soluționează de instanțele competente de la sediul Operatorului.

Art. 20. Limba și dispoziții finale

20.1. Contractul se încheie în limba română. Dacă o traducere spune altceva, prevalează versiunea română.

20.2. Dacă o clauză este declarată nevalabilă, celelalte clauze rămân în vigoare, iar părțile o înlocuiesc cu o clauză valabilă cât mai apropiată ca efect.

20.3. Sala nu poate cesiona contractul fără acordul REPIVO. REPIVO poate cesiona contractul unei societăți afiliate sau dobânditorului activității REPIVO, cu anunțarea sălii.